Poczta dla firmy: Google Workspace czy skrzynki w hostingu

Przy 1–5 skrzynkach najtańsza jest poczta w pakiecie hostingu: płacisz za konto, nie za osobę, więc pięć adresów kosztuje tyle co jeden – w naszych przykładach ok. 80–400 zł netto rocznie po pierwszym roku. Google Workspace kosztuje 31,50 zł netto za użytkownika miesięcznie w planie Business Starter, czyli 1890 zł netto rocznie przy pięciu osobach, ale daje kalendarz, dysk i pocztę niezależną od strony. Microsoft 365 jest w tej samej kategorii co Workspace. Kwotowo porównujemy tu tylko Workspace i hosting; dla Microsoft 365 podajemy wyłącznie limity skrzynek z dokumentacji Microsoftu, bez cen, oraz to, na co patrzeć w jego cenniku.

Ceny Google Workspace sprawdziliśmy 11.11.2026 na oficjalnym cenniku – strona podaje je w złotych i zaznacza, że nie zawierają podatku, więc to kwoty netto. Ceny hostingu pochodzą z cenników zapisanych w naszych danych (stan na 11.11.2026), przy każdej kwocie zaznaczamy netto lub brutto.

Google Workspace

Co jeszcze wynika z cennika w dniu sprawdzenia:

• opłaty są naliczane co miesiąc, a przełącznik planu rocznego obiecuje 16% oszczędności przy zobowiązaniu na rok (kwoty rocznej strona nie podawała w treści),
• wszystkie plany mają limit 300 użytkowników,
• jest 14-dniowy bezpłatny okres próbny,
• strona pokazywała promocję −50% przez 3 miesiące dla nowych klientów; przypis zastrzega, że cena dla nowych klientów dotyczy tylko pierwszych 20 użytkowników – przeczytaj warunki przed rejestracją.

Cennik opisuje miejsce jako pulę: przestrzeń wszystkich użytkowników się sumuje. Workspace ma sens, gdy firma pracuje na dokumentach Google, kalendarzach i dyskach współdzielonych. Jeśli potrzebujesz wyłącznie poczty, płacisz za rzeczy, z których nie skorzystasz.

Microsoft 365

Ceny planów biznesowych (Business Basic, Business Standard, Business Premium) i samodzielnego Exchange Online sprawdzisz w cenniku Microsoftu. Zwróć w nim uwagę na trzy rzeczy: czy cena dotyczy subskrypcji z zobowiązaniem rocznym, czy płatności miesięcznej bez zobowiązania (ta bywa droższa), czy kwota zawiera VAT i które aplikacje są w planie – najtańszy plan Business Basic ma pocztę i aplikacje w przeglądarce, ale nie pełny pakiet Office na komputer.

Limity z opisu usługi Exchange Online (stan dokumentacji z 19.10.2026):

• skrzynka użytkownika w Microsoft 365 Business Basic i Business Standard: 100 GB, archiwum 50 GB,
• skrzynka w samodzielnym planie Exchange Online (Plan 1): 50 GB,
• limit wysyłki: 10 000 odbiorców dziennie na skrzynkę,
• maksymalny rozmiar wiadomości w Outlooku: 150 MB.

Microsoft 365 wybierasz z podobnych powodów co Workspace, tylko dla zespołu, który pracuje w Outlooku i innych narzędziach Microsoftu. Porównując z Workspace, zestaw to, które aplikacje są w danym planie i jakie są limity skrzynek; cen Microsoft 365 tu nie podajemy.

Skrzynki w pakiecie hostingu to najczęstszy wybór małej firmy.

Skrzynki u dostawcy hostingu

Na hostingu współdzielonym płacisz za pakiet, a liczba skrzynek zależy od jego limitu. Przykłady z naszych danych:

• SeoHost SH 1: 37 zł netto za pierwszy rok, potem 127 zł netto; do 50 domen i kont e-mail.
• smarthost smart mini: 129 zł netto za rok (158,67 zł brutto); 10 kont e-mail. Ceny odnowienia cennik nie podaje – strona opisuje automatyczny rabat 2% od ceny standardowej po roku.
• JDM wpMini: 97,17 zł brutto za rok, 5 GB na pocztę; strona deklaruje, że cena po roku się nie zmienia. To pakiet pod jedną stronę WordPress.
• dhosting Elastyczny Web Hosting: 99 zł netto za pierwszy rok, potem 399 zł netto; nielimitowana liczba kont e-mail.
• OVHcloud Hosting Starter: 6,79 zł netto miesięcznie przy zobowiązaniu na 12 miesięcy, potem 11,09 zł netto; tylko 1 adres e-mail – za mało dla kilku osób.

Słabe strony takiej poczty: pojemność dzielisz ze stroną, a przy zmianie hostingu przenosisz też skrzynki. W cennikach rzadko jest limit wysyłki na godzinę – zapytaj o niego, jeśli wysyłasz faktury albo oferty do wielu odbiorców. Rekordy MX, SPF, DKIM i DMARC ustawiasz tak samo jak przy innych dostawcach; opisujemy je w poradniku Poczta we własnej domenie.

Ile to kosztuje przy 1–5 skrzynkach

Workspace liczymy po cenie regularnej 31,50 zł netto za użytkownika miesięcznie, bez promocji i bez rabatu za plan roczny. Z VAT pięć skrzynek to 2324,70 zł rocznie, jedna – 464,94 zł. Jeśli firma nie odlicza VAT, porównuj właśnie kwoty brutto. Hosting kosztuje tyle samo niezależnie od liczby skrzynek, dopóki mieścisz się w limicie kont i pojemności.

Co doliczyć do rachunku:

• domenę – potrzebna w każdym wariancie; ceny odnowień porównasz w poradniku Najtańsza domena .pl i .com,
• cenę po promocji – przy hostingu pierwszy rok bywa kilka razy tańszy od drugiego; zobacz poradnik o cenie po odnowieniu,
• skrzynki wspólne – adres typu biuro@ albo faktury@ zamiast osobnego użytkownika; w Microsoft 365 skrzynka współdzielona nie wymaga osobnej licencji (limit 50 GB według opisu usługi), w hostingu to po prostu kolejne konto,
• VAT – ceny Workspace i większości hostingów w naszych danych są netto.

Co wybrać

• 1–2 osoby, poczta jako dodatek do strony: skrzynki w hostingu. Sprawdź limit kont, pojemność i cenę odnowienia.
• Firma, która pracuje na wspólnych dokumentach i kalendarzach: Google Workspace albo Microsoft 365, w zależności od tego, czy zespół używa narzędzi Google, czy Office.
• Strona na VPS-ie: nie stawiaj poczty na tym samym serwerze. Wybierz osobną usługę pocztową albo hosting tylko na pocztę – powody opisujemy w poradniku Ile kosztuje strona.

Niezależnie od wyboru wykorzystaj okres próbny albo pierwszy miesiąc na test: załóż jedną skrzynkę, ustaw rekordy DNS na domenie testowej lub w porze małego ruchu, wyślij wiadomości do Gmaila i Outlooka i sprawdź nagłówki. Dopiero potem przenoś wszystkie skrzynki i stare wiadomości. Przy przejściu z hostingu do Workspace lub Microsoft 365 nie wypowiadaj hostingu, dopóki nie skopiujesz archiwum poczty – po wygaśnięciu pakietu skrzynki zwykle znikają razem z nim.

Bieżące promocje na pakiety z pocztą zbieramy w zakładce promocje: hosting.

Lista kontrolna

• Policz skrzynki osobowe i wspólne (biuro@, faktury@).
• Porównaj koszt roczny netto, po promocji, nie tylko pierwszy rok.
• Sprawdź limit kont i pojemność w pakiecie hostingu.
• Zapytaj o limit wysyłki na godzinę lub dzień.
• W Workspace i Microsoft 365 sprawdź, czy cena dotyczy planu rocznego, czy miesięcznego.
• Ustaw MX, SPF, DKIM i DMARC po przeniesieniu poczty.
• Zapisz, gdzie są skrzynki, zanim zmienisz hosting strony.